Sécurité & conformité
Les pièces comptables de vos clients sont des données sensibles. Voici précisément comment PieceFlow les protège, du dépôt jusqu'à la suppression.
Documents chiffrés et jamais publics
Les pièces sont stockées dans un espace privé. Aucun fichier n'est accessible par une adresse publique : chaque consultation passe par un lien temporaire valable 2 minutes, généré uniquement pour un utilisateur autorisé.
Cloisonnement strict entre cabinets
Chaque donnée est rattachée à un cabinet et filtrée directement au niveau de la base de données. Un cabinet ne peut techniquement pas lire les clients, dossiers ou pièces d'un autre cabinet, même en cas d'erreur applicative.
Accès client limité à son propre dossier
Un client accède uniquement à ses documents et à ses demandes. Il ne peut ni voir les autres clients du cabinet, ni modifier le statut d'une pièce, ni supprimer un document déjà déposé.
Contrôle des fichiers déposés
Seuls les formats PDF, JPEG, PNG, WebP et HEIC sont acceptés, dans la limite de 20 Mo. Le contenu réel de chaque fichier est vérifié après dépôt : un fichier non conforme est supprimé automatiquement et la pièce repasse en attente.
Journal d'activité complet
Dépôts, téléchargements, validations, refus, relances et modifications de clients sont horodatés et conservés. Le journal est consultable par le cabinet et ne peut être ni modifié ni effacé.
Suppression réellement définitive
La suppression d'un client efface sa fiche, ses demandes et l'intégralité de ses fichiers stockés. L'opération est journalisée avec le nombre de fichiers purgés.
RGPD et responsabilités
- Hébergement en Europe
- Les données et les fichiers sont hébergés sur une infrastructure européenne, sans transfert vers un pays tiers pour le stockage.
- Sous-traitants
- Un service d'analyse automatique est utilisé pour proposer le type et la période d'une pièce déposée. Il ne prend jamais de décision définitive et le cabinet garde toujours la main. Ce traitement doit figurer dans votre registre RGPD.
- Durée de conservation
- Vous définissez la durée de conservation des pièces avec vos clients. La suppression d'un client purge immédiatement l'ensemble de ses documents.
- Secret professionnel
- PieceFlow est un outil de collecte : le cabinet reste seul responsable du traitement des pièces et des accès qu'il ouvre à ses clients.